Nếu như bạn là một người chưa thực sự có một kế hoạch làm việc hiểu quả, bạn đang cần tìm một công cụ hữu ích giúp phân bổ, quản lý thời gian cũng như sắp xếp công việc sao cho hợp lý nhất thì bai viết về Trello chính là sự chọn phù hợp nhất dành cho bạn.
Vậy Trello là gì và có dễ dàng sử dụng hay không, hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé.
Trello là gì?
Có lẽ với những ai đang gặp những vấn đề quản lý công việc của team, chưa biết sắp xếp sao cho phù hợp cũng như không biết được tiến độ của mỗi thành viên ra sao thì Trello sẽ giúp bạn gạt đi mọi lo lắng, băn khoăn đó.
Đây là một phần mềm giúp cho bạn quản lý công việc trực tuyến vô cùng hiệu quả, đây là một công cụ Freemium, bạn có thể sử dụng miễn phí cho các tính năng cơ bản có sẵn. Nếu như bạn cần những tính năng cao hơn và đặc biệt hơn trong công việc thì bạn có thể phải trả thêm phí.
Dù bạn đang ở bất cứ nơi đâu, chỉ cần có kết nối internet, bạn cũng có thể theo dõi tiến độ công việc của bản thân, của các thành viên trong nhóm của mình mà không cần trao đổi qua gọi ddienj, nhắn tin hay gửi mail rắc rối và tốn thời gian.
Công cụ Trello thường được các công ty, doanh nghiệp nhỏ, vừa hay các bạn làm các công việc tự do chỉ cần trao đổi trong nhóm ít người (freelancer).
Những ưu điểm của Trello bạn cần biết
- Thiết kế đơn giản, dễ nhìn: Bạn là một người không giỏi sử dụng công nghệ trong công việc, bạn cũng đang cần tìm một phần mềm thuận mắt và dễ sử dụng nhất thì Trello chính là điều bạn cần. Phần mềm này chỉ cần một vài thao tác cơ bản để bạn check list các công việc sao cho phù hợp nhất, nó cũng được thiết kế theo list card dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Điểm cộng là không hề gây rắc rối cho mắt và giúp quản lý rất hiệu quả những dự án, đầu việc bạn đang làm.
- Linh hoạt trong việc sử dụng: Khi bạn sử dụng Trello, bạn sẽ được thỏa sức sáng tạo trong việc quản lý các công việc của mình, bạn được tùy ý sử dụng những tính năng mà Trello cung cấp, cho phép. Nó có thể giúp bạn có nhiều động lực hơn để kiểm tra cũng như quản lý công việc của nhóm thật sự tỉ mỉ, tiện lợi.
- Trello cho phép người sử dụng miễn phí với các tính năng cơ bản. Nhiều người lo sợ sẽ phải trả nhiều phí khi sử dụng phần mềm này, nhưng nếu bạn chỉ cần quản lý cộng việc của một nhóm nhỏ hoặc vừa thì các tính năng miễn phí đã rất đầy đủ. Chỉ khi bạn có như cầu sử dụng những tính năng cao cấp hơn thì mới cần trả thêm chí phí để sử dụng.
Những thuật ngữ bạn nên biết khi sử dụng Trello
1. Organization: Khi bạn đã đăng nhập vào ứng dụng Trello, bạn sẽ thấy chữ organization – đây chính là tập hợp các dự dự án, công việc mà bạn đang quản lý.
2. Board: Sau khi đã vào organization, bạn sẽ có những công việc cần điền tên để có những danh sách quản lý của riêng mình. Bnaj có thể theo dõi tiến độ, list các đầu công việc cho từng thành viên sau cho hợp lý nhất.
3. List: Đây là nơi bạn sẽ nhìn thấy những đầu công việc mà mình sẽ quản lý, sẽ làm hoàn thành hay chưa hoàn thành. Tại đây, bạn sẽ có cái nhìn phổ quát nhất để biết được mức độ công việc của mình hay của nhóm phát triển tới đâu để chỉnh sửa sao cho hợp lý nhất.
4. Card: Là thẻ gồm các thông tin Title, Description của task. Trong mỗi card bạn có thể dùng các mục như: Task, Function, Q&A hay những chú ý tuỳ theo cách mà theo nhu cầu của các bạn sử dụng.
Trong mỗi card bạn có thể nhìn thấy hay chia những công việc chi tiết hơn, dễ quản lý hơn cho từng người. Ở đây mọi người cũng có thể dễ dàng trao đổi bằng cách sử dụng hình ảnh đính kèm hoặc bình luận.
Trên đây mình đã giới thiệu cho các bạn khái niệm về công cụ quản lý công việc Trello và những ưu điểm cũng như cách sử dụng Trello. Hy vọng bạn có thể áp dụng nó vào ngay chính công việc của mình để quản lý công việc phòng ban và công ty.
