Dù đi làm ở bất kỳ doanh nghiệp nào bạn cũng đều được yêu cầu phải hoàn thành một lượng KPI nào đó, có thể theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Có những người mới đi làm sẽ chưa hiểu được ý nghĩa của KPI là gì và tại sao họ cần phải có KPI. Trong bài viết dưới đây, Ben Computer sẽ giúp bạn giải thích thuật ngữ này. Ngoài ra, bạn cũng có thể tự xây dựng KPI cho bản thân dựa trên công thức SMART.
Định nghĩa: KPI là gì? Phân loại KPI
KPI là 3 chữ cái đầu của cụm từ Key Performance Indicator, dịch sang tiếng Việt là Chỉ số hoạt động quan trọng. Tức là gì? Từ chỉ số KPI, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động của các phòng ban, hiệu quả làm việc của các nhân viên từ đó có sự điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, với năng lực để hiệu quả công việc đạt được là cao nhất. Ngoài ra, dựa trên chỉ số KPI, doanh nghiệp cũng dùng nó làm căn cứ để tính lương, thưởng cho đội ngũ nhân sự của mình.
Đi kèm khái niệm kpi thì thường sẽ là chạy kpi. Vậy chạy KPI nghĩa là gì? Chạy KPI được hiểu đơn giản là người thực hiện dự án đang cố gắng hoàn thành các công việc để có thể đạt được mức KPI đặt ra.
Hiện nay có 2 loại KPI thường được áp dụng cho doanh nghiệp đó là:
- KPIs được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược: Đây là mục tiêu ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp. Cách mục tiêu mang tính chiến lược thường là tiền, lợi nhuận và market share.
- KPIs được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật: Đây là các hoạt động sẽ giúp doanh nghiệp đạt hoặc đến gần hơn với mục tiêu chiến lược. Thông thường KPIs gắn với mục tiêu chiến thuật sẽ do những bạn quản lý đưa ra và áp cho những nhân viên cấp dưới thực hiện.
Ý nghĩa của chỉ số KPI trong doanh nghiệp
Trong một doanh nghiệp sẽ có nhiều bộ phận, mỗi bộ phận lại có một chỉ tiêu KPI khác nhau và cách đánh giá hiệu quả khác nhau. Nhìn chung, KPI là thước đo đáng tin cậy nhất khi đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban, giúp doanh nghiệp đi theo đúng lộ trình, kế hoạch và tầm nhìn, sứ mệnh của mình. KPI có thể chia thành các phân loại như: KPI kinh doanh, KPI tiếp thị, KPI bán hàng,…
Để có một bản KPI hợp lý cần có sự kết hợp của trưởng phòng ban và bộ phận quản lý nhân sự. Bởi lẽ, nếu một trong hai là bên ra KPI thì sẽ thiếu đi sự khách quan hoặc chủ quan.
- Khi trưởng phòng tự đặt KPI cho phòng ban của mình: sẽ dẫn đến việc mục tiêu đặt ra nhẹ nhàng quá, dễ dàng thực hiện, ít áp lực khiến cho nhân viên cứ mãi dậm chân tại chỗ, không phát huy được các điểm mạnh của mình.
- Khi bộ phận nhân sự là người đặt KPI cho các phòng ban: sẽ dẫn đến việc đặt mục tiêu quá cao mà phòng ban không thể đạt được (do không hiểu rõ tình hình cũng như khả năng của doanh nghiệp, phòng ban).
Chính vì vậy, sự kết hợp giữa hai người khi đưa ra KPI cho phòng ban là rất cần thiết.
Cách triển khai KPI theo công thức SMART
Công thức SMART hay còn gọi là mô hình SMART được sử dụng rất nhiều trong cuộc sống, kể cả những việc như lập kế hoạch, thiết lập mục tiêu… đối với KPI, công thức này giúp xây dựng các chỉ tiêu KPI một cách thông minh (Smart). Ý nghĩa của SMART được diễn tả như sau:
S – Specific: rõ ràng, cụ thể
Trong bất cứ việc gì làm đều cần có sự rõ ràng và cụ thể. Nhân viên sẽ không biết mình cần cố gắng đến đâu và đạt chỉ tiêu như thế nào. Giả sử, doanh nghiệp chỉ đưa ra mục tiêu là nhân viên bán hàng phải đạt doanh số cao hơn năm trước, nhưng lại không cho con số cụ thể là bao nhiêu thì nhân viên cũng khó mà biết cách triển khai công việc.
Năm 2019, doanh thu đạt 1000 tỷ. Mục tiêu năm 2020 là doanh số đạt cao hơn năm 2019, vậy nếu là 1000,000001 tỷ thì vẫn là cao hơn??
M – Measurable: có thể đo lường
Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình hoạt động có thể đo lường được để đánh giá hiệu quả công việc.
A – Attainable: có thể đạt được
Doanh nghiệp không thể đề ra một mục tiêu quá cao, không thể nào đạt được để ép nhân viên phải làm cật lực dù biết kết quả không thể hoàn thành. Điều này có thể dẫn đến gây áp lực nặng nề tới nhân viên hoặc gây sự chán nản, không muốn tiếp tục làm việc nữa, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
R – Relevant: thực tế
Thực tế là gì, là doanh nghiệp cần đặt mục tiêu KPI gắn liền với mục tiêu, tầm nhìn và sứ mệnh của họ, có như vậy thì mới giúp doanh nghiệp phát triển đúng hướng.
T – Timebound: Có thời hạn
Rõ ràng là làm gì cũng cần có thời gian, thời hạn và doanh nghiệp cũng cần đặt một deadline để nhân viên hoàn thành công việc của mình, sau đó báo cáo lại để đánh giá về hiệu quả hoạt động.
Thời hạn hoàn thành mục tiêu không nên để quá ngắn nếu không sẽ gây áp lực cho nhân viên, dẫn tới làm việc không được hiệu quả. Nhưng thời hạn cũng không nên để quá lâu nếu không sẽ tạo cho nhân viên trạng thái chai lỳ, nước đến chân mới nhảy.
Có thể thấy, việc đặt ra KPI trong doanh nghiệp là rất quan trọng và giúp họ đánh giá được hiệu quả công việc khá tốt. Tuy nhiên để tạo ra một bảng tiêu chí KPI cũng không phải đơn giản, đòi hỏi người quản lý phải có sự tính toán kỹ càng và linh hoạt qua từng giai đoạn, thời kỳ của thị trường cũng như của doanh nghiệp.
Trên đây đã giải thích rõ về KPI là gì và cách thiết lập mục tiêu theo mô hình SMART mà doanh nghiệp nên dùng khi đặt KPI cho các phòng ban. Bạn cũng có thể tự đặt KPI cho bản thân mình nếu như cần một áp lực nào đó để phát triển hơn trong công việc. Hi vọng bài viết này sẽ có ích đối với bạn. Chúc bạn thành công!
